株式会社の設立に欠かせない『定款』を徹底解説!

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定款」という言葉をご存知ですか?会社設立をしたことがある人にとっては、聞き馴染みのある言葉だと思います。しかし普通に生活をしている限り全く聞かない言葉ですし、「読み方すらわからない・・・。」という人もいるのではないでしょうか。「定款」は会社の根幹となる規則のことを言います。この記事では「定款」について、記すべき内容、作成方法や注意事項、電子定款の取得方法について解説していきます。

定款について

定款(ていかん)とは、会社の根幹となる規則のことです。定款に記載される内容の例としては、会社の名前(商号)や事業内容、本社の所在地、社員の名前、取締役の選任に関するルールなどが挙げられます。

会社を運営していくにあたって重要な指針となるものなので、会社を設立する前に必ず作成しなければなりません。

定款(守るべき3つの記載事項)

定款について、ひとまず理解はできたでしょうか。それでは早速、定款の作成方法について解説していきます。

定款に記載される3つの事項

定款の作成方法を詳しく解説する前に、「3つの記載事項」をまず理解しましょう。この3つが土台となり、それに枝づけしていく形になります。

まずその3つと1.絶対的記載事、2.相対的記載事項、3.任意的記載事項になります。

3つの記載事項のうち、⑴の絶対的記載事項については、必ず定款に記載することが求められます。それ以外については、発起人の判断によってどのような事項を記載するかが決定されることになります。

では、3つの記載事項を詳しくみていきます。

1.絶対的記載事項

絶対的記載事項は、定款に必ず記載しなければならない事項です。

  1. 商号(会社の名称)
  2. 目的(会社の事業内容)
  3. 本店の所在地
  4. 設立に際して出資される財産の価値またはその最低額
  5. 発起人の氏名または名称及び住所
  6. 発行可能株式総数

2.相対的記載事項

相対的記載事項は、定款に必ずしも記載しなければならない事項ではありませんが、定款に記載がなければその定めの効力が生じない事項をいいます。

具体例として、以下の事項例があります。

  • 現物出資がある場合についてその内容
  • 株式総会などの招集通知を出す期間の短縮に関する規定
  • 取締役会の設置に関する規定
  • 役員の任期の伸長についての規定
  • 公告の方法
  • 発起人が受ける報酬、その他の特別な利益の内容
  • 株式譲渡制限に関する規定

などがあります。

3.任意的記載事項

「絶対的記載事項」及び「相対的記載事項」以外に、法律に反しない内容であれば、会社が任意で決めた事項を定款に記載することができます。

任意的記載事項は、定款に記載する義務があるわけでなありませんが、定款に記載することによって決定した事項を明確にすることができます。

発起人によって決定した任意的記載事項があるのであれば、定款に記載しておくことをお勧めします。

例えば以下のような事項があります。

  • 株券に不発行に関する定め
  • 取締役などの役員の人数
  • 事業年度に関する定め

などがあります。

定款の作成(どこで作る?)

株式相続 手続き自分で定款を作成する場合は、法務局のサイトから申請書をダウンロードして、これをベースに作成しましょう。

詳しく説明しますと、法務局のサイトに飛んだら「1-1株式会社設立登記申請書」という項目が「設立」の部分にあるので、これをWordのとこでダウンロードし、定款の部分だけ項目に沿って埋めてファイルを保存したら完了です。

これ以外の作成方法でいえば、素人でも作成ができるようになっている、「雛形形式の作成方法」もあります。そんなサイトがいくつかあるのでご紹介します。

などがあります。ぜひ参考にしてみて下さい。

※取締役の人数(1~2人or3人以上)によって、定款の形式は変わってきますのでご注意下さい。

安く定款を作るのであれば、電子定款

法人化以前まで定款は紙で提出するものと決まっていましたが、近年ではPDF化してデータで定款を提出することもでき、これを電子定款と呼びます。

電子定款のメリットは、紙の定款の作成時に必要な印紙代がかからないことです。印紙税は4万円にもなりますので経費節約になります。

ちなみに電子定款は、認証申請を一度してしまうと、訂正や再申請に手間がかかりますので、注意しましょう。

オススメは、定款を作成した時点で、いちど公証役場や法務局にチェックしてもらうといいです。

電子定款の作成方法

定款のチェック(公証役場や法務局で)が終わったら、電子定款の作成に移ります。

まず必要なものとして

  • Adobe Acrobat Standard :34,800円
  • ICカードリーダライタ :1,000~6,000円
  • 電子証明書 :500円
  • マイナンバーカード :市区町村の役所で申請

では実際に、電子定款の作成の流れを説明します。

1.Adobe Acrobat Standardで定款をPDFファイルに変換する

電子定款を作成するにはWordで作った定款の原稿を、PDFに変換する必要があります。

ちなみに、PDF変換ソフトは「電子署名挿入機能」が付いているものでなければいけないため、フリーのソフトでは電子定款を作成することができないので注意しましょう。

2.代表者のマイナンバーカードを取得する

次に、変換したPDFファイルに電子署名をつける必要があります。電子署名をつけるには、事項で説明する「電子証明書の認証」が必要になります。

さらに、その申請をするために必要なのがマイナンバーカードです。

マイナンバーカードは住民票のある市区町村の役所から交付されます。まだマイナンバーカードをお持ちでない方は、以下のサイトから申請が可能です。

地方公共団体情報システム機構 マイナンバーカード

3.電子証明書を取得する

電子証明書とは、インターネット上で申請や届出などの行政の手続きをする際に、本人を証明するものです。

電子証明書はもともとマイナンバーカードのICチップに搭載されていますので、マイナンバーカードを受け取った市区町村の役所で、発行の手続きを行ない取得しましょう。

4.ICカードリーダライタを準備する

次の項目で、PDF化した定款に電子署名を入れていきます。電子署名を行なうためには、前の項目で準備した電子証明書として使うマイナンバーカードを読み取らなければなりません。

その際に必要になるのが、ICカードリーダライタです。ICカードリーダライタはAmazonなどでも安く手に入るので、参考にしてみてください。ただしマイナンバーカードに対応してないものもあるので、購入の際はお気をつけください。

5.定款を電子化する

それでは、PDF化した定款に電子署名を入れていきます。まずは、法務省の申請用総合ソフトとPDF署名プラグインをダウンロードします。次に、電子証明書を利用するためのソフトをダウンロードします。

これらのソフトを使い、ICカードリーダライタをパソコンにつなぎ、電子証明書が入っているマイナンバーカードを読み込みます。

この際に、マイナンバーカードの暗証番号電子証明書のパスワードが別々に必要になるので、発行の際はきちんと覚えていましょう。

電子署名が入れられたら、電子定款の作成は終わりです。

電子定款をもっと安く作るには

紙面定款より電子定款の方が確かにコストは抑えられてメリットになりますが、それでもどうしても機材やソフトの準備が必要になり、PCをあまり触ったことない人とかにとっては難しい内容になっていますよね。

そんな人のために、代行で電子定款を作成してくれる業者さんがいます。例えば、freee株式会社の代行サービスとかはかなりおすすめです。費用もそこまでかからないので、ぜひ試してみて下さい。

定款の変更をする際に気をつけるべきこと

今までの内容は、会社設立時に必要な定款の意味や作成方法などを解説してきましたが、場合によっては会社設立後に定款を変更せざるを得ない場合もあります。

多くの人は定款の変更を、定款の書き換えだと思いがちですが、元のあった定款(原始定款と言います)を変更することはできません。

実際は、原始定款に変更部分をまとめた議事録などを添付して提出するという形になります。単に原始定款を変更できない理由は、何者かが自分の都合のいいよう勝手に変更することを防ぐことからなっています。

定款の変更には2つのパターン

定款の変更には2つのパターンがあります。1つ目は、定款を変更する際に登記申請が必要なもの。2つ目は、定款を変更する際に登記申請が必要ないもの。

登記申請が必要なものには以下の代表例があります。

  • 商号を変更する場合
  • 事業目的を変更する場合
  • 本店の住所を変更する場合
  • 発行可能株式総数を変更する場合
  • 公告方法を変更する場合(官報に載せる、法務省の電子公告制度を利用するなど)

また、登記申請が必要ないものとしては、決算月の変更などが挙げられます。

定款の変更の際には、株主総会での特別決議が必要

定款の変更がある場合、登記申請が必要なものでも必要のないものであっても、株式会社における最高意思決定機関である株主総会での特別決議が必要になります。

定款変更のような特別決議が求められる議題では、行使できる議決権の過半数を有する株主が出席し、出席した株主の議決権の3分の2以上の賛成がなければ否決されます。

株主総会は年に1回必ず開かなければならず、「資本的多数決」で賛否が決められます。資本的多数決とは、1人1票ではなく「1株1議決権」となります。

要は、会社に最も多くの出資している大株主に、強い決定権を持たせているのです。通常はその会社の社長や創業者の場合が多いでしょう。

定款の変更方法

株主総会で可決された変更内容で登記申請が必要な場合は、株主総会で変更点について決定が下されたという議事録を法務局に提出し、登記申請をする必要があります。

そして、変更が受理された場合、定款とともに、株主総会の議事録を保存しておかなければなりません。

登記申請のいらない、決算月の変更は、税務への「異動届出書」の提出に株主総会の議事録を添える必要があります。

法務局に登記申請をする場合は費用がかかる

法務局にへ定款変更の登記申請をしなければならない場合、変更に費用がかかります。

基本的には、登録免許税として3万円費用がかかりますが、法務局の管轄外に本店を移転する場合や、支店の設置・移転する場合は、金額が変わってくる場合があります。

定款に記載された目的に違反した場合

定款に記載されていることの中で、事業目的の内容に違反してしまった場合、処罰などはあるのでしょうか。先に結論から言います。違反しても、罰則などはありません。

基本的に、事業目的と違う事業を行なった場合でも、「目的の達成に必要な行為」として扱われるので、その会社に罰則などはありません。

まとめ

定款は、会社にとって「方針」になります。その会社が「これからどう社会に対して動いていくか」という公約的存在にもなるので、作成の際は慎重に作成するようにしましょう。